Lessen van Het Nieuwe Werken: geen standaard maar maatwerk

Steeds meer organisaties hebben de afgelopen jaren meters gemaakt – of beter: ingeleverd – met Het Nieuwe Werken. Tijd om de balans op te maken. Wat zijn de successen en waar zitten de weerstanden? En wat zijn de voornaamste nieuwe inzichten? Deel 2 van een serie over de lessen van HNW.

Een breed gedragen inzicht is inmiddels dat HNW niet staat voor één model dat je op iedere organisatie 0254.fmm.nlkunt toepassen. Ieder bedrijf is anders, en de afgelopen jaren is de overtuiging gegroeid dat HNW maatwerk is. Aandacht voor de individuele behoeften en mogelijkheden van werknemers is van groot belang.

Het feit dat de verschillen tussen organisaties onvoldoende werden onderkend heeft de afgelopen jaren tot veel problemen geleid, vindt Wim Pullen, directeur van het Center for People and Buildings: “De plattegrond van het adviesbureau kwam bij wijze van spreken al uit de tas voordat het probleem van de opdrachtgever was gedefinieerd.”

Cost of business driven approach

Hij vervolgt: “Wij hebben aangetoond dat een aantal ontwerpoplossingen met grote openheid een doorgeslagen effect hebben gehad. Mensen gingen vluchtgedrag vertonen, waardoor de bazen zeiden ‘Waar is nu iedereen ineens’. Er ontstonden situaties waarin de CFO tevreden constateerde dat er veel bespaard was, maar waar men operationeel ontdekte dat men niet kon vergaderen omdat persoon X er niet was. Vooral in specifieke beroepen waar de behoefte aan sociale cohesie en de wens om af te reageren groot zijn, waren die negatieve gevolgen groot. Denk maar aan stressvolle beroepen zoals de beurshandel of de verslavingszorg.”

Als het gaat om de ‘lessons learned’ van de afgelopen jaren, ziet Pullen het woord ‘samenhang’ als een sleutelbegrip.  Je kunt de huisvesting alleen optimaliseren als je optimaal kijkt naar de samenhang met de mensenkant en de impact op de werkwijze: “Je hebt een cost driven approach en een business driven approach. Die cost driven approach is altijd korte termijn en leidt daarna altijd tot problemen. Als je de samenhang bekijkt ben je trager, maar kun je stabieler stappen maken.”

Veel inspraak

Hoe je een kantoorpand optimaal ontwikkelt vanuit de onderkenning dat iedere werknemer andere behoeften heeft, is te zien bij verzekeraar ASR in Utrecht.  Fiona van ’t Hullenaar, Directeur Business Support eindverantwoordelijk voor de renovatie, vertelt over het aanpassen van de werkomgeving aan de uitgangspunten van Het Nieuwe Werken: “Het meenemen van de mensen is extreem belangrijk. We hebben een klein stukje voorbereid en zijn vervolgens met de business en met de mensen in gesprek gegaan. Er is heel veel inspraak geweest en op basis daarvan hebben we vijf taakomschrijvingen gemaakt. ‘Hoog mobiele kenniswerkers’ bijvoorbeeld. Of ‘laag mobiele taakwerkers’. We hebben per groep gekeken welke middelen ze nodig hadden om hun werk goed te doen.”

Om vanuit die analyse van de behoeften tot een optimale werkruimte voor HNW te komen werd het bedrijf als het ware opgeknipt, vertelt Van ’t Hullenaar: “Bij ons werken 4.000 mensen. Met zoveel mensen kun je elkaar kwijtraken. Wij hebben daarom gekozen voor vlekkenplannen: afdelingen zitten bij elkaar op het niveau van 400 à 500 man. De ankerpunten van die afdelingen zijn de secretariaten. Verder zijn in elke vlek acht verschillende soorten werkplekken gecreëerd. Denk aan plekken voor lang verblijf, plekken voor kort verblijf, plekken voor overleg tussen twee mensen en voor groepen tot achttien mensen, staantafels voor kort overleg en zittafels voor langer overleg. Door deze modules ontstaat maximale flexibiliteit. Je kunt elke groep van 400 à 500 mensen ook elders neerzetten, want alle afdelingen zijn precies hetzelfde.”

LEES OOK: Lessen van Het Nieuwe Werken, deel 1

Bron: www.fmm.nl