Zijn managementkosten nu wel of niet overheadkosten?

Inhoudsopgave

  1. Wat is “overhead”?
  2. Zonder overhead geen management
  3. Het managen van de managementkosten

1. Wat is “overhead”?

“Overhead” is een brede, beschrijvende term waarmee vaak de ‘wolk’ van activiteiten (en dus kosten) wordt aangegeven, die als het ware ‘boven’ het primaire proces van de onderneming ‘hangt’. Soms wordt overhead als synoniem gehanteerd voor ‘kantoorkosten’, maar het is meer dan dat: ook bijvoorbeeld alle leidinggevende activiteiten in een onderneming of organisatie zijn in feite overhead-activeiten. Management is dus overhead en de kosten voor management van de onderneming zijn derhalve overheadkosten.

Onder overheadkosten zijn bijvoorbeeld te verstaan de kosten van management en verder van administratie, ICT, marketing/verkoop, P&O, facilitaire zaken, kosten voor de accountant en fiscalist, de advocaat, leasekosten, energie- en communicatiekosten, vergunningen, verzekeringen, maar ook vermogenskosten (rente(enzovoort. Kortom, het zijn alle kosten van de niet-kern activiteiten van de onderneming.
Het is een merkwaardige en heterogene verzameling van grote en kleine posten, doch bij elkaar gaat het vaak om een formidabel bedrag, dat een belangrijk deel van de kostprijs uitmaakt. Het zijn noodzakelijke kosten en tegelijkertijd vaak ook kosten die niet te vermijden zijn. Zonder de activiteiten die verantwoordelijk zijn voor deze kosten kan het bedrijf niet goed functioneren en zonder management al helemaal niet.

2. Zonder overhead geen management

De kosten voor management zijn niet concreet aan te wijzen in het uiteindelijke product of de dienst, maar ze zijn noodzakelijk om het product of de dienst te kunnen realiseren. Management vormt als het ware de infrastructuur van de onderneming, te vergelijken met de netwerken van telecom of elektriciteit: er zijn centrale knooppunten, er zijn distributiepunten, het netwerk is onmisbaar voor het ‘transport’, het is er permanent en het is ook duur. Maar het is een lastige zaak en bovendien zeer arbitrair om aan te geven hoeveel kosten van dat netwerk nu aan dat ene product zijn toe te rekenen. Of nóg lastiger: wat zijn de managementkosten voor totaal verschillende producten of diensten die gelijktijdig over dit “netwerk” lopen? Dat echter te willen uitrekenen zou de overheadkosten juist nog verder verhogen. Dat is dus een slechte besteding van tijd en geld en leidt uiteindelijk tot de greep naar de ‘kaasschaaf’, als al die overheadkosten de pan uitrijzen. Zie daarvoor ook het artikel ‘De kaasschaaf is een botte bijl’.

Managementkosten dienen evenals alle andere vormen van overheadkosten op een of andere manier toegerekend te worden aan de producten of diensten van de onderneming. De techniek van een dergelijke toerekening is hier nu niet aan de orde. Er bestaan veel verschillende methoden voor. Van belang is echter dát alle kosten van management worden toegerekend. Pas daardoor wordt zichtbaar wat de waarde van management is voor het uiteindelijke product of de dienst. En als het percentage voor management- en andere overheadkosten in de kostprijs te hoog wordt om nog een concurrerend product aan te kunnen bieden, is het signaal tenminste duidelijk dat er wat moet gebeuren.

3. Het managen van de managementkosten

Anders dan bijvoorbeeld bepaalde facilitaire kosten zoals telecomkosten, leasekosten, reprokosten e.d., zijn managementkosten per definitie personele kosten. Loonkosten dus, vaak echter nog aangevuld met een of andere al dan niet ruime onkostenvergoeding, een auto van de zaak en nog diverse andere emolumenten. Alles bij elkaar genomen gaat het voor alle managementfuncties in het bedrijf om een niet onaanzienlijke post overheadkosten, zeker indien er ook nog leningen, opties of aandelen zijn verstrekt. Het is dus zaak om van tijd tot tijd eens goed deze kosten voor management onder de loep te nemen. Hoeveel managementlagen hebben we eigenlijk? En hoeveel medewerkers worden rechtstreeks door elke manager aangestuurd (wat is zijn of haar span of control)? Kan er een managementlaag tussen uit? Kan de span of control worden vergroot, bijv. door meer en betere delegatie van bevoegdheden? Zijn alle managers ook echt ‘manager’, of is er soms sprake van louter een ‘titel’ die iemand heeft gekregen om onrust te voorkomen of als ‘doekje voor het bloeden’?
Waarom zitten er in een bepaalde afdeling, onderneming of werkmaatschappij toch zoveel (meer) managers vergeleken met andere afdelingen of andere werkmaatschappijen? Is dat soms omdat de hoogste manager ter plaatse zich onzeker voelt? Of het niet aankan? En heeft hij zich daarom ‘ingebouwd’ (of ingedekt?) met een extra management-laag? Of leidt dat wellicht toch tot een hogere doorloopsnelheid, een lagere kostprijs of een (veel) beter product of betere dienstverlening, dus tot een beter resultaat? Moet een MT minstens uit 7 leden bestaan om goed leiding te kunnen geven, of kan dat net zo goed (of misschien wel beter) met 3 of 4?

Het primaire criterium voor een managementfunctie is dat er beslissingen genomen worden. Functies als adjunct, plaatsvervangend, waarnemend of assistant-manager vergroten de begripsverwarring en maken de managementkosten alleen maar hoger, terwijl allerwege de marges en de resultaten behoorlijk onder druk staan. Zij die functies allemaal wel nodig? Zijn dat allemaal beslissers? En met management worden hier niet alleen bedoeld de managers van de staf- of ondersteunende diensten, maar ook de managers van de primaire processen als productie, logistiek, verkoop en van de onderneming of organisatie als geheel. Management is alom aanwezig in bedrijf of organisatie. Management wordt betaald om problemen op te lossen. Als het zittende management dat niet voor elkaar krijgt, duurt het niet lang voordat er een manager van elders wordt aangetrokken. En zo groeit haast onmerkbaar de overhead steeds verder. Zie hiervoor het artikel ‘Overhead is net onkruid’.

Een voortdurende kritische blik op de kosten voor management dient als een natuurlijke tegenkracht tegen de sluipende groei van overheadkosten. Of anders gezegd: het management moet ervoor waken dat de kosten voor ‘ongeleide’ groei van managementfuncties de winsten, die met veel inspanning zijn behaald, weer geheel en al wegvagen.

Auteur: Wiebe Zijlstra | Bron: http://zbc.nu/ | Copyright: ZBC